Datenschutzerklärung

1. Worum es geht

EUVIRA ist eine Plattform, über die Unternehmen mit einer Forderung gegen einen Fahrzeughalter den Halter eines Kennzeichens ermitteln lassen und auf Wunsch Anschreiben und Inkasso beauftragen. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir dabei auf der Website euvira.eu, in den Portalen für Kunden und Dienstleister und über die Schnittstelle (API) verarbeiten, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der im Impressum genannte Anbieter (oben). Fragen zum Datenschutz richten Sie an die dort genannte E-Mail-Adresse.

2. Aufruf der Website

Beim Aufruf von euvira.eu verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem, verweisende Seite. Diese Daten dienen der Auslieferung der Seite, der Sicherheit und der Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Logs werden nach kurzer Zeit gelöscht. Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein.

3. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, deshalb gibt es keinen Cookie-Banner.

• locale: gewählte Sprache der Seite, Laufzeit ein Jahr.
• Sitzungs-Cookies unseres Authentifizierungsdienstes: halten Sie nach dem Login im Portal angemeldet; Laufzeit begrenzt, Löschung beim Abmelden.

4. Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir Ihre Angaben (Rolle, Unternehmen, Name, E-Mail-Adresse, Länder, Fälle im Monat, Nachricht), um die Anfrage zu beantworten und den Zugang vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahme). Die Anfrage geht als E-Mail an unser Postfach. Wir löschen sie, sobald der Vorgang abgeschlossen ist, spätestens zwölf Monate nach der letzten Kommunikation, sofern kein Vertrag zustande kommt.

5. Konto und Verifizierung

Das Unternehmenskonto für das Kundenportal richten wir nach Prüfung Ihres Unternehmens ein und laden Ihre Ansprechpartner dazu ein. Wir verarbeiten Firmendaten, Ansprechpartner (Name, E-Mail-Adresse), Zugangsdaten (Passwort als Hash, optional zweiter Faktor) und Team-Mitglieder, die Sie einladen. Firmenstammdaten und USt-IdNr. benötigen wir für Vertrag und Rechnungsstellung. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse, Halterdaten nur an berechtigte Unternehmen herauszugeben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Dienstleister, die für uns in einem Land Halterdaten ermitteln, Briefe versenden oder Forderungen einziehen, erhalten ein eigenes Portal. Für ihre Konten gilt dasselbe.

6. Fälle und Halterdaten

Kunden reichen Fälle ein: Kennzeichen, Zulassungsland, Fallgrund und eine kurze Begründung des berechtigten Interesses, Forderungshöhe, ihr Aktenzeichen und auf Wunsch Nachweise (Fotos, PDF). Wir leiten die Anfrage an den Dienstleister für das jeweilige Land weiter. Dieser fragt das zuständige Register ab und übermittelt uns Name und Anschrift des Halters, die wir dem Kunden im Portal bereitstellen.

Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Kunden an der Geltendmachung seiner Forderung und unser berechtigtes Interesse, diese Dienstleistung zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Jede Anfrage trägt einen dokumentierten Grund; Anfragen ohne Grund sind nicht möglich.

Halterdaten löschen wir 90 Tage nach Eingang automatisch aus dem Portal. Ausgenommen sind Zustellnachweise, siehe Abschnitt 7. Der Fall selbst bleibt ohne Halterdaten erhalten (Kennzeichen, Status, Grund, Kosten), solange das Kundenkonto besteht und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Hochgeladene Nachweise löschen wir 30 Tage nach Abschluss des Falls; läuft noch ein Brief oder ein Inkasso, 30 Tage nach dessen Abschluss. Bei Fällen in Italien, bei denen dem Brief ein Inkasso folgen kann, bewahren wir die Nachweise nach dem Brief bis zum Abschluss des Inkassos auf; ohne Abschluss höchstens 180 Tage nach dem Versand. Import-Dateien löschen wir 30 Tage nach dem Hochladen, erzeugte Brief-PDFs 30 Tage nach dem Versand.

7. Anschreiben und Inkasso

Beauftragt ein Kunde ein Anschreiben oder Inkasso, übermitteln wir die dafür nötigen Daten (Halterdaten, Forderung, Aktenzeichen, Nachweise) an den Partner im Land des Halters. Der Partner verarbeitet die Daten in eigener Verantwortung nach dem für ihn geltenden Recht. Den Status und Nachweise des Versands stellen wir im Fall bereit.

Meldet der Partner Versand oder Zustellung eines Briefs, speichern wir Versand-, Zustell- oder Rücklaufdatum, den Rücklaufgrund als Kategorie, die Sendungsnummer und, falls hochgeladen, den Zustellnachweis (Rückschein) beim Fall. Der Rückschein enthält Name und Anschrift des Empfängers. Wir speichern ihn als Nachweis der Zustellung für die Durchsetzung der Forderung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und löschen ihn zwölf Monate nach dem Hochladen, bei abgeschlossenem Inkasso 30 Tage nach dessen Abschluss, wenn das früher ist.

8. Schnittstelle und Webhooks

Kunden können Fälle über die API anlegen und abrufen und eine Webhook-Adresse hinterlegen, an die wir Statusmeldungen senden. API-Schlüssel speichern wir als Hash. Für die Sicherheit der Endpunkte, die der Kunde benennt, ist der Kunde verantwortlich.

9. Abrechnung und E-Mails

Für die Abrechnung verarbeiten wir Rechnungs- und Leistungsdaten. Rechnungen bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB zehn Jahre auf. Über Statusänderungen, neue Ergebnisse und Kontoangelegenheiten informieren wir per E-Mail; Werbe-E-Mails versenden wir nicht.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen oder abgeschlossen werden:

• Vercel Inc., USA: Hosting und Auslieferung der Anwendung, Rechenzentrum Frankfurt am Main.
• Supabase Inc., USA: Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher, Region Frankfurt am Main (EU).
• Scaleway SAS, Paris, Frankreich: Versand der System-E-Mails (Transactional Email), Verarbeitung in Rechenzentren in der EU.
• Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irland: Postfach info@euvira.eu über Microsoft 365, Verarbeitung in Rechenzentren in der EU.
• Railway Corp., San Francisco, USA: Betrieb des Dokumentkonverters (Gotenberg, DOCX zu PDF) in Amsterdam, Niederlande; keine dauerhafte Speicherung.

11. Übermittlung in Drittländer

Vercel, Supabase und Railway sind Unternehmen mit Sitz in den USA; Microsoft-Dienste beziehen wir über Microsoft Ireland Operations Ltd.; System-E-Mails versendet Scaleway SAS mit Sitz in der EU. Die Verarbeitung findet, soweit möglich, in Rechenzentren in der EU statt. Soweit ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen ist, stützen wir die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) beziehungsweise auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, sofern der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21). Außerdem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der oben genannten. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an die im Impressum genannte Adresse.

Fahrzeughalter, deren Daten über EUVIRA ermittelt wurden, können sich ebenfalls an uns wenden. Wir nennen ihnen den Kunden, der die Anfrage gestellt hat, und den Grund der Anfrage.

13. Keine automatisierte Entscheidung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO). Die Bereitstellung von Daten ist für die Nutzung der Portale erforderlich; ohne sie können wir die Leistung nicht erbringen.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.